Beim Thema Spitex denkt man schnell an alte Menschen, Pflege und Alterung der Gesellschaft. Abgesehen davon, dass auch jüngere Menschen in verschiedenen Lebenssituationen der Pflege bedürfen, ist die häusliche Pflege von mehr Innovation begleitet als man auf den ersten Blick sieht. Cloud-Arbeitsplätze, Smartphone und mobile Apps sind aus vielen Spitex-Organisationen schon jetzt nicht mehr wegzudenken. Denn aufgrund der demographischen Entwicklung steigt nicht nur der Bedarf an Pflegeleistung allgemein, sondern v.a. auch Art und Dynamik der Dienstleistung selbst erfordern ein fein abgestimmtes Teamwork, gute Kommunikation sowie fein justierte Planungsprozesse.

Um den täglichen Herausforderungen zu begegnen und sich auf das Wesentliche – die Pflege und Betreuung der Klienten – konzentrieren zu können, ist eine zuverlässige IT-Gesamtlösung Grundvoraussetzung.

Doch was bedeutet IT für Spitex-Organisationen? Umso grösser die Spitex-Organisation, umso komplexer sind zwangsläufig auch die Prozesse. Aber auch für kleine oder sich im Aufbau befindliche Unternehmungen / Organisationen deckt eine zuverlässige und professionelle IT-Gesamtlösung folgende Bereiche ab:

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Jeder einzelne Bereich ist dabei für optimale Abläufe wichtig. Da die Pflegekräfte tagtäglich in ihren Einsätzen unterwegs sind, sind jedoch v.a. auch die mobilen Lösungen – die richtigen Smartphones und geeignete App(s) – entscheidend für reibungsfreie Abläufe.

Auf Basis unser Erfahrungen in Bereich der IT-Lösungen für Spitex-Organisationen beraten und unterstützen wir Sie gern bei der Auswahl, Implementierung und dem Betrieb einer auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen IT-Lösung.

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Software-Lösung

Der Einsatz einer speziell auf die Bedürfnisse zugeschnitten Software-Lösung (Branchensoftware) ist unbedingt zu empfehlen. Die verschiedenen Hersteller bieten dabei mit teils unterschiedlichen Ansätzen ähnliche Lösungen, welche im Allgemeinen folgende Bereiche abdecken:

  • Stammdaten-Verwaltung (Adressen, Artikel, Klienten, Mitarbeiter,…)
  • Dienst- & Einsatzplanung
  • Bedarfsabklärung (RAI-HC)
  • Leistungserfassung (am Arbeitsplatz und mobil)
  • Fakturierung (elektronisch oder auf Papier)
  • Schnittstellen (FiBu, Materialbestellung)
  • Auswertemöglichkeiten (auch kantonal spezifisch)

Die meisten Hersteller bieten ihre Lösung mittlerweile als SaaS (Software as a Service) oder in der eigenen Cloud an. Dies bedeutet, dass für den Betrieb keine eigenen Server notwendig sind, jedoch eine zuverlässige Internet-Anbindung und Netwerk-Konfiguration entscheidend sind. Denn der Zugriff auf die Software ist nur mit einer funktionierenden Internetverbindung möglich.
Der Vorteil dessen ist zweifelsohne, dass man keine eigenen Server betreiben muss. Das schont das IT-Budget und unterm Strich sind die Cloud-Lösungen der Softwarehersteller in vielen Fällen kostengünstig und effizient in der Wartung – man benötigt für Betrieb und Wartung der Server keinen internen Informatiker oder IT-Dienstleister.

 

Server & PC-Arbeitsplätze

Wie bereits beschrieben, werden viele Software-Lösungen in der Cloud betrieben. Daher braucht es keine Server vor Ort mehr. Wird die Software über den Browser (Firefox, Chrome, …) gestartet, so benötigt man nur einen gewöhnlichen PC oder ein Notebook. Wird die Software jedoch als (Windows-)Programm gestartet, stellt der Hersteller meist sogenannte Remote-Arbeitsplätze in seiner Cloud zur Verfügung. D.h. man benötigt eigentlich gar keinen vollausgestatteten PC (oder Notebook) mehr, sondern kann auf ThinClients zurückgreifen. Dies sind kleine Computer mit minimaler Ausstattung, die lediglich die Aufgabe haben, das aus dem Rechenzentrum (Cloud) übertragene Bild auf dem Monitor anzuzeigen und Eingaben über Tastatur und Maus zu übertragen.

Entscheidend für den Bedienkomfort ist jedoch die Auflösung und Bildschirmgrösse. So sollte bspw. der Arbeitsplatz einer Planerin möglichst mit zwei 27″ Monitoren ausgestattet werden. Dies ermöglicht den Mitarbeitenden ein gesünderes und schonendes aber auch ein effizienteres Arbeiten.

 

Sicheres Netzwerk

Da die Spitex-Software wie gesagt oft in der Cloud betrieben werden, kommt der Sicherheit der Verbindung entscheidende Bedeutung zu. Mit einer sicheren Verbindung zwischen Rechenzentrum und dem eigenen Standort (Büro) wird sichergestellt, dass sensible Daten „unterwegs“ nicht in die falschen Hände geraten. Dazu wird eine sogenannte VPN-Verbindung aufgebaut. VPN steht für „Virtual Private Network“ und kann man sich am besten als einen sicheren Tunnel zwischen dem eigenen Standort und dem Rechenzentrum (der Cloud) vorstellen. Die Übertragung zwischen Cloud und dem eigenen Rechner findet dann ausschliesslich innerhalb dieses sicheren Kanals (VPN) statt.

Da dieser Kanal nur aufgebaut und bestehen kann, wenn auch eine Internetverbindung besteht, sollte also auch bei der Wahl des Anbieters und Anschlusses unbedingt auf Zuverlässigkeit und Bandbreite geachtet werden. Wird die Internetverbindung auch nur für wenige Sekunden unterbrochen, ist auch die Verbindung in die Cloud für diese Zeit unterbrochen und somit auch das woran die Mitarbeitenden in diesem Moment gearbeitet haben.

 

Geeignete Drucker

Da viele Dokumente im Moment noch auf dem Postweg übertragen werden (müssen), wird in einer Spitex-Organisation nach wie vor viel gedruckt. Durch den Einsatz einer Spitex-Software wird dabei auch die Rechnungslegung und der Druck von Einzahlungsscheinen automatisiert. Um die Rechnungs-Ganitur mit Einzahlungsschein drucken zu können, bedarf es eines geeigneten Druckers mit mind. 2 Papierfächern, der ins Netzwerk eingebunden wird und so auch das Drucken aus der Cloud am eigenen Standort ermöglicht.

 

Mobile Geräte und Abos

Moderne Software ermöglicht die Erfassung der Einsatzzeiten, Verlaufsberichte uvam. direkt im Einsatz und beim Klienten vor Ort. Bei der Auswahl der mobilen Geräte gilt es auf allerlei Anforderungen, Kriterien und Wünsche der
Anwender zu achten. Hat man die passenden Smartphones oder Tablets gefunden, stellt sich die Frage, wo man dieses günstig beschaffen kann und wie man diese konfiguriert, damit sie für den täglichen Einsatz auch taugen:

  • Welche Apps werden benötigt?
  • Welche Funktionen sollten wir sperren?
  • Wie stellen wir sicher, dass jeder einen Sperrcode verwendet?
  • Wie kommen die Kontakte auf alle Geräte und werden aktuell gehalten?
  • Können wir einen gemeinsamen Kalender nutzen?
  • Was machen wir in dem Fall, wenn ein Gerät verloren gehen sollte?

Mobile Spitex Lösungen

Ab einer Anzahl von 15-20 Geräten ist der Einsatz eines Management-Tools dringend zu empfehlen. Ein „Mobile Device Management (MDM)“ hilft einem nicht nur den Überblick über das eigene Inventar zu behalten, sondern erleichtert auch die Installation und Konfiguration der Geräte. Zudem eröffnet ein MDM-Tool Möglichkeiten, um weitgehend sicher zu stellen, dass die Geräte auch nur für die Arbeit gebraucht werden.

Nicht zuletzt ist die Auswahl der passenden Abonnements wichtig, um die laufenden Kosten zu begrenzen bzw. zu optimieren. Auch in diesem Bereich stehen wir Ihnen mit Rat & Tat zur Seite und finden dank unseres Netzwerks an spezialisierten Anbietern und Partnern schnell die richtige Lösung für Ihren Anwendungsfall.

 

E-Mail-Server

Natürlich braucht es für den tagtäglichen E-Mail-Verkehr auch E-Mail-Adressen. Für einen professionellen Auftritt nach aussen sollten dies keine @bluewin.ch oder @sunrise.ch etc. sein. Vielmehr sollte der Name der eigenen Website (@spitex-xyz.ch) Teil der E-Mail-Adresse sein. Die einfachste Variante ist diese E-Mail-Adressen direkt auf dem Webpaket / Server Ihrer Website anzulegen. Je nach Anbieter steht ihnen dann auch eine Kalender oder Adressbuch-Funktion zur Verfügung.

Für die Zusammenarbeit in grösseren und komplexeren Organisationen empfiehlt sich der Einsatz eines Microsoft Exchange Servers. Aus datenschutzrechtlichen Gründen sollte der Server-Standort unbedingt innerhalb der Schweiz gewählt werden. Daher empfiehlt es sich gerade gut beworbene Angebote bekannter global agierender Unternehmen in Hinsicht auf Server-Standort und Datenschutzkonformität zu prüfen.

 

 

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