Protonet SOUL

ist ein Social Collaboration Tool, welches von Haus auf jedem Protonet (MAYA, CARLITA & CARLA) installiert ist. Protonet SOUL ermöglicht auf einfachste Art und Weise eine zielgerichtete Kommunikation im Team, mit Partnern und Kunden und bietet darüber hinaus Projekt- & Dateimanagement-Features.

Anders als bei vielen Projektmanagement-Tools wird auf oberster Ebene jedoch nicht strikt nach Projekten und Unterprojekten eingeteilt, sondern nach Gruppen. Alles startet also mit dem Erstellen einer Gruppe und dem auswählen von Personen, welche in der Gruppe mitarbeiten können. 
Ob die Gruppe gemeinsam an einem Projekt, Unterprojekt oder in einem Fachbereich zusammenarbeitet, ist dabei freigestellt. Es gilt also zunächst für die eigene Organisation (den eigenen Anwendungsfall) Gruppen zu definieren. Eine Gruppe kann dabei aus internen und externen Nutzern bestehen, so dass über Protonet SOUL auch die direkte Zusammenarbeit mit Partnern oder Kunden problemlos möglich ist.

Da die Daten in jedem Fall verschlüsselt übertragen werden, ist die Sicherheit der Datenübertragung gegeben. Dennoch ist entscheidend, dass jeder Nutzer Wert auf die Wahl eines sicheren Passwortes legt. Denn was nützt die sicherste Datenübertragen, wenn ein Nutzerkonto "gestohlen" werden kann, weil das Passwort nicht sicher gewählt wurde.
Bei der Registrierung wird derzeit nur geprüft wie lang ein Passwort ist. Weitere Kriterien, wie Gross- & Kleinschreibung, Ziffern und Sonderzeichen, werden nicht geprüft. Sobald Protonet SOUL jedoch aus dem Internet erreichbar ist, sollten die Passwörter aller Nutzer entsprechend sicher gewählt werden. 

Protonet SOUL Übersicht Gruppen

Protonet SOUL: Gruppen-Übersicht

​Themenbezogene Kommunikation

Messenger wie WhatsApp, Telegram oder Facebook Messenger sind heute allgegenwärtig. Wir nutzen diese Apps um uns mit einzelnen Personen oder Gruppen auszutauschen. Wir kommunizieren dabei sozusagen "personenbezogen" und oftmals verschiedene Themen parallel (oder besser gesagt durcheinander). Im persönlichen Austausch mit Freunden und Bekannt stellt dies auch meistens kein Problem dar. Schwieriger wirds jedoch, wenn man bspw. mit Kollegen von der Arbeit sowohl privat, als auch geschäftlich kommuniziert. Irgendwann kommt der Punkt, an dem man eine wichtige Information oder einen Gedankenaustausch in einer endlosen Chat-History sucht und einfach nicht findet, aber so dringend benötigt um im aktuellen Projekt weiterzukommen. 

Gleiches gilt für das Versenden von Informationen per E-Mail. Zwischen Newslettern, Status-Updates und beiläufigen Informationen ​zeigen sich doch auch immer wieder E-Mails mit wichtigen Inhalten. Doch sobald Nachfragen – wohlmöglich an unterschiedliche Personen – notwendig sind, und Mails zwei-drei mal beantwortet oder weitergeleitet werden, kommt man schnell an den Punkt, an dem man die wichtige Info, die man doch gerade jetzt so dringend benötigt, einfach nicht mehr findet. Je nach Mail-Programm und Erfahrung des Anwenders, kann man sich mit der Suchfunktion behelfen. Aber sicher kennen die meisten den Fall, dass man das Gesuchte einfach nicht findet.

All das lässt sich vermeiden, in dem man über Protonet SOUL themenbezogen kommuniziert. Doch wie funktioniert das? SOUL stellt folgende Möglichkeiten der Kommunikation (Chats) zur Verfügung. 
Für die mit ** markierten Möglichkeiten kann dabei auch die iOS-/Android-App Protonet Messenger verwendet werden.

  • Persönliche Nachrichten an einen anderen SOUL-Nutzer ** (+ Videoanruf-Feature im Webbrowser)
  • Innerhalb einer Gruppe
      1. Den Gruppenchat **
      2. ​Themen (-Chat) **
      3. Kommentare zu einer Aufgabenliste oder Aufgabe
      4. Anmerkungen zu einem Termin
      5. Kommentare zu einem Ordner in der Dateiablage
      6. Notizen

Wir sehen, Protonet SOUL bietet sowohl Möglichkeiten für die persönliche (themenübergreifende Kommunikation) – auch wie von anderen Messengern gewohnt – über mobile Apps, als auch ganz praktische Features für die themenbezogene Kommunikation innerhalb der Gruppen (2.-6.). 

Protonet SOUL Themen-Chat

Protonet SOUL: Themen-Chat

Diese Möglichkeiten des themenbezogenen Gedankenaustauschs, ermöglicht uns tagtäglich parallel und standortübergreifend an unterschiedlichen Themen und Projekten zu arbeiten, ohne zu schnell den Überblick zu verlieren. So erhalten wir Support-Anfragen von Kunden als Aufgabe (inkl. kurze Beschreibung) in der Gruppe "Kundenprojekt XY", oder legen Ideen, die uns vielleicht in der Mittagspause oder im Gespräch mit Freunden kommen, über die mobilen Apps gleich an der richtigen Stelle ab. 
Wissen wir einmal nicht genau, wo wir etwas abgelegt haben, hilft die Suchfunktion schnell weiter, denn in die Suchergebnisse sind übersichtlich nach Art (Nachrichten, Notizen, Aufgaben, ...), Gruppen und "erstellt von" dargestellt und filterbar.

Protonet SOUL Suchfunktion

Protonet SOUL: Suchfunktion

Die iOS- / Andorid-Apps für das Verwalten von Aufgaben, Terminen und Notizen erwarten wir bereits sehnsüchtig um auch diese Bereiche zukünftig von unterwegs leichter nutzen zu können. Diese Apps sind geplant aber es ist noch kein offizielles Release-Datum bekannt.

​Fazit

​Protonet SOUL bietet viele Möglichkeiten der zielgerichteten und themenbezogenen Kommunikation. Entscheidend ist jedoch auch die Disziplin der Anwender, die Informationen und Gedanken an der richtigen Stelle abzulegen. V.a. in grösseren Teams bedarf dies im 1. Schritt der Verständigung darüber, wo der richtige Platz für die verschiedenen Informationsschnipsel, Ideen und Gedanken ist. Ist diese Hürde einmal genommen, steht der effizienten und sicheren Kommunikation auf und über den eigenen Private Cloud Server nichts mehr im Wege und wer die Arbeit mit herkömmlichen Projektmanagement-Tools gewöhnt ist, könnte ganz erstaunt sein, dass es durchaus Spass machen kann, im Team projektbezogen zu kommunizieren 🙂

Der Hersteller hat die Produktion der Hardware zwischenzeitlich eingestellt.

Aktuelle Infos zur Kollaborationssoftware SOUL finden Sie auf der Website des Herstellers.


Weiterführende Links:

Ein Gedanke zu “Themenbezogene Kommunikation via Protonet SOUL

  1. Sehr informative Seite! Danke!

Schreibe einen Kommentar zu Mathias Antworten abbrechen